Штрих-коды из Excel: артикулы в EAN-13 списком

Просьба «сделать штрих-коды из Excel» почти всегда значит одно: в таблице лежит колонка артикулов, а нужны символы EAN-13. Дальше задачи расходятся. Одним код нужен картинкой в самой таблице, чтобы реестр читали с экрана. Другим нужен лист наклеек, который поедет на принтер.

Код в ячейке рисуют формулой, макросом или надстройкой, лист собирают импортом колонки в генератор. Общая помеха у обеих задач одна, и разбираться с ней надо раньше всего остального: Excel молча портит длинные числа, а испорченный номер потом не восстановить.

Что Excel делает с 13-значным артикулом

Номер EAN-13 это 13 цифр, и Excel считает такую ячейку обычным числом. Отсюда экспонента и потерянный ведущий ноль.

Экспонента заметна сразу. В узкой колонке вместо 4601234567893 показывается 4,60123E+12. Само по себе это косметика, в файле число лежит целиком: расширили колонку и цифры вернулись. Хуже с CSV: длинное число из числовой ячейки Excel выгружает туда экспонентой, и ширина колонки тут уже не спасает. Открываете такой CSV в блокноте, а там 4,60123E+12 вместо номера.

Ведущий ноль пропадает незаметно. Номер вида 0460123456789 в числовой ячейке теряет первый знак сразу при вводе, и в сохраненном файле его уже нет. Никакой импорт этот ноль не вернет, потому что возвращать нечего. Чинить надо заранее: выделить колонку, поставить текстовый формат и только после этого вставлять номера. Для одной строки хватит апострофа перед номером.

Отсюда рабочий порядок. Колонка с артикулами текстовая, файл на импорт уходит XLSX как есть, без промежуточного пересохранения в CSV.

За числовые ячейки при этом можно не бояться. Наш импорт читает их без экспоненциальной записи, это сделано как раз из-за длинных артикулов, так что номер, который Excel показывает как 4,60123E+12, приходит в генератор целым числом. С ведущим нулем так не выйдет, его в файле уже нет.

Штрих-код внутри ячейки: шрифт, формула, надстройка

Встроенной кнопки, которая нарисует код по значению ячейки, в Excel нет. Поэтому все способы получить картинку прямо в таблице обходные.

Шрифты линейных штрих-кодов действительно существуют, и тут со штрих-кодами честнее, чем с QR: строка символов превращается в строку полосок. Но напрямую так набирается только Code 39, где каждый знак это отдельный глиф, а по краям ставятся звездочки. Кассы и товарный учет при этом ждут EAN-13, а с ним фокус не проходит. Набор знаков EAN-13 зависит от первой цифры номера (три таблицы кодирования) и от контрольной цифры, поэтому какие глифы ставить, должен посчитать макрос. «EAN-шрифт» из магазина это тот же макрос, только со шрифтом в комплекте.

Формула ИЗОБРАЖЕНИЕ подставляет в ячейку готовую картинку с внешнего сервиса, и линейные коды такие сервисы отдают наравне с QR. Механизм и его минусы разобраны в статье QR-код в Excel: работает только в Microsoft 365 и Excel 2024, тянет картинку заново при каждом открытии книги, отправляет содержимое ячеек на чужой сервер и возвращает растр экранного разрешения. Со штрих-кодами ровно то же самое.

Надстройки из магазина Office и макросы на VBA рисуют коды прямо в книге, без обращений наружу. Способ рабочий, если в компании вообще разрешают ставить надстройки и запускать макросы. Политики безопасности такое часто режут.

Все это работает, пока таблица остается на экране и коды сканируют с монитора. На бумаге картинки из ячеек начинают мешать. Этикетке нужен вектор и точный размер символа, а из ячейки приходит экранный растр, привязанный к высоте строки. Сетку листа под резак Excel тоже не построит.

Колонка артикулов на лист A4

Колонка уходит в генератор штрих-кодов EAN-13, оттуда приходит готовый лист.

Формат строки такой: номер, пробел, название товара. Номер это только цифры, без пробелов и дефисов, так что дефисы для читаемости из артикулов надо убрать заранее. 12 цифр принимаются как есть, контрольную 13-ю генератор допишет сам. 13 цифр он сверит, и если контрольная не сходится, назовет верную прямо в тексте ошибки.

Файл грузится целиком: XLSX до 2 МБ, данные берутся с первого листа, до 1500 строк. Первая колонка уходит в код, вторая становится подписью под ним, до 100 знаков. Вторую лучше не оставлять пустой. Без названия нарезанные наклейки отличаются друг от друга только цифрами под полосками.

Стандартная ширина символа 3,7 см дает на A4 18 кодов с подписями, без подписей помещается 21. Значит полный заход в 1500 номеров это 84 листа. Какого размера держать символ, сколько оставлять полей и чем печатать тираж, разобрано в статье печать штрих-кодов на A4.

Сами номера для розницы и маркетплейсов выдает ГС1 РУС, придумать свой нельзя. Для внутреннего учета годятся номера, начинающиеся с 200–299, их не регистрирует никто.

FAQ

Следующий шаг

Возьмите из таблицы 10 строк и прогоните их через импорт. Один пробный лист на обычной бумаге сразу покажет, все ли цифры доехали до кода. Если из той же таблицы нужны еще и QR-коды, порядок точно такой же, он описан в статье QR-коды из Excel. Остальные материалы про печать лежат в базе знаний.

Соберите штрих-коды EAN-13 из таблицы: XLSX до 1500 строк, подписи из второй колонки, на выходе PDF под резак. Бесплатно и без регистрации.