QR-коды для инвентаризации: маркировка без сканера

Классическая инвентаризация упирается в оборудование: штрих-коды требуют сканеров, сканеры стоят денег и времени на обучение, а бумажные ведомости приходится заполнять руками. QR-коды снимают эту зависимость. Считывайте код на объекте камерой смартфона, и он откроет карточку объекта в вашей учетной системе, таблице или вики.

Схема работает и в маленькой мастерской, и в компании на несколько складов, потому что новое ПО внедрять не нужно. Хватит той системы, в которой вы уже ведете учет: 1С, Google-таблицы, Notion. QR-код связывает объект с записью в вашей системе.

Печатать можно на своем принтере. Генератор раскладывает коды сеткой на A4, рисует вокруг каждого рамку и по галочке «Метки реза» ставит штрихи по углам ячеек. По ним вы и режете ножницами.

Как устроена инвентаризация на QR-кодах

У каждого объекта (стола, ноутбука, стеллажа, огнетушителя) есть карточка со своим адресом, а на самом объекте наклеен QR-код с этой ссылкой. Сотрудник наводит камеру и сразу видит, что это за объект, за кем закреплен, когда обслуживался. На обходе он сканирует код и отмечает, что объект на месте, и ему не нужно сверять номера глазами. Добавьте в карточку документацию и историю ремонтов, и получится паспорт оборудования.

Карточкой может быть страница в учетной системе, строка в опубликованной таблице или страница внутренней вики. Ссылка должна быть стабильной, потому что код вы печатаете один раз, а наклейка остается на объекте годами. Если вы собираетесь переезжать на другую систему, заведите промежуточные короткие ссылки на своем домене. Тогда при переезде поменяются редиректы, а наклейки останутся прежними.

Подготовьте список ссылок, по одной на объект

Выгрузите из учетной системы таблицу. В первой колонке ссылки на карточки, во второй названия: «Ноутбук №0042», «Стеллаж 12». Название станет подписью под кодом, и сотрудник поймет, что перед ним, даже не сканируя. Как переложить таблицу в генератор, написано в статье QR-коды из Excel.

Дублируйте инвентарный номер в подписи, потому что по нему объект опознают, даже если код повредится. Форма принимает в подпись до 100 символов, но под кодом 2 см видно 12 знаков, под 2,5 см 15: «Ноутбук №0042» при 2 см обрежется до «Ноутбук №00…», так что ставьте номер первым или берите 2,5 см.

Сгенерируйте и напечатайте этикетки

Вставьте список в генератор или импортируйте CSV. Генератор разложит коды сеткой по листам A4 и отдаст готовый PDF. Для инвентарных этикеток берите код 2–2,5 см: он умещается на торце техники и читается с 20–30 см. На лист A4 при 2 см помещается 35 кодов с подписями, при 2,5 см помещается 24. На 1000 объектов при коде 2 см уйдет 29 листов, а при 2,5 см уйдет 42 листа.

Печатайте на самоклеящейся бумаге A4. Она продается в канцелярских магазинах, а лист режется ножницами по меткам реза, которые генератор ставит по углам ячеек. Для склада и уличных объектов заламинируйте лист перед резкой или закажите печать на пленке.

• Код ведет на карточку объекта, а в подписи стоят номер и название.
• Код 2–2,5 см дает компактную этикетку и читается с руки.
• Печатайте на самоклеящейся бумаге A4, для жестких условий добавляйте ламинацию.
• За одну генерацию проходит до 1500 объектов.

Как поддерживать систему после запуска

Клейте этикетку на объект в тот же день, когда заводите карточку в системе. Объекты без кодов копятся незаметно, и через несколько месяцев по наклейкам уже не сходится общее число объектов. Удобно держать запас пустых карточек и раз в месяц делать коды для новых поступлений. Это одна выгрузка и один лист печати. Инструмент, который выдают со склада и принимают обратно, ведите еще и по журналу выдачи. Его графы и образец есть в статье про журнал выдачи инструмента.

Поврежденный код меняйте сразу, как заметили. Если телефон не считал код, сотрудник отмечает это в карточке по инвентарному номеру. При переезде объектов между помещениями коды менять не нужно, потому что вы правите только запись в системе, а ссылка остается прежней.

Назначьте владельца процесса. Один человек отвечает за то, что новые объекты вовремя получают наклейки. Без него новые поступления в систему не попадают. Как маркируют товары, помещения и технику, написано в базе знаний.

FAQ

Следующий шаг

Наклейте одну этикетку на объект и отсканируйте ее телефоном сотрудника, который пойдет на обход. Должна открыться карточка именно этого объекта, с тем же номером, что в подписи под кодом.

Загрузите список объектов таблицей: до 1500 объектов, подписи с инвентарными номерами и готовый PDF на A4.