Штрих-код или QR-код для инвентаризации: что печатать на бирках

На бирку для ноутбука или стола годится и штрих-код, и QR-код. Выбор зависит от того, чем вы будете считывать код на обходе и что должно произойти после считывания.

В штрих-код EAN-13 помещается только номер из 13 цифр. В QR-код помещается тот же номер, любая строка текста или ссылка на карточку объекта.

Про порядок работы с QR-кодами и карточками есть отдельная статья QR-коды для инвентаризации, а соседние задачи маркировки собраны в базе знаний.

Что записано в каждом коде

Строка с EAN-13 начинается с 12 или 13 цифр без пробелов и дефисов, а название объекта идет через пробел. Если цифр 12, генератор посчитает контрольную тринадцатую сам. Инвентарный номер «INV-000123» или «ОС-000123» генератор не примет и покажет ошибку «номер EAN-13 это 12 или 13 цифр без пробелов».

Под штрих-коды придется завести свою числовую нумерацию. Для внутреннего учета начинайте номер с цифры 2, первые три цифры от 200 до 299. Такие номера оставлены для внутреннего использования, и их никто не регистрирует. Строка 200000000123 Ноутбук Lenovo дает номер 2000000001234, а название уйдет в подпись. Вставьте такие строки на вкладке «Штрих-код», и генератор соберет из них лист EAN-13 с подписями.

Excel портит длинные номера без предупреждения, так что колонку с ними храните как текст. Про это есть отдельная статья штрих-коды из Excel.

У QR-кода в форме две вкладки. На вкладке «Ссылки» строка состоит из ссылки, пробела и подписи. Ссылка ведет туда, где у вас заведена карточка: запись в таблице, страница учетной программы или паспорт оборудования.

На вкладке «Текст» строка выглядит как INV-000123 | Ноутбук Lenovo, каб. 204. В код уходит все, что стоит до вертикальной черты, а текст после нее становится подписью. Инвентарный номер с буквами и дефисом проходит как есть. В код помещается до 500 знаков, в подпись до 100 знаков. Список можно загрузить таблицей XLSX, тогда первая колонка уйдет в код, а вторая станет подписью.

Чем вы будете считывать бирки

Сканеры делятся на два вида. Линейный сканер, лазерный или светодиодный, читает только штрихи и QR-код не берет. Двумерный сканер, он же фотосканер, читает и штрих-коды, и QR-коды. Посмотрите, какой сканер у вас уже есть: старый кассовый почти наверняка линейный.

USB-сканер по умолчанию ведет себя как клавиатура. Он считывает код, печатает содержимое туда, где стоит курсор, и нажимает Enter. Поэтому он работает с чем угодно: ячейка Excel, поле поиска в 1С, строка Google Таблицы. Поставьте курсор в пустую колонку. Каждый считанный номер попадет в свою ячейку, и курсор сам перейдет на строку ниже. После обхода сверьте эту колонку со списком объектов.

Сканер подчиняется текущей раскладке Windows, и при русской раскладке латинские буквы кода превращаются в кириллицу и знаки препинания. Кириллицу из QR-кода сканер в режиме клавиатуры без перенастройки не передаст при любой раскладке. Откройте Блокнот и просканируйте пробный код сначала при русской раскладке, потом при английской. Если строки вышли разными, работайте при английской раскладке или оставьте в коде одни цифры.

Если считываете сканером, кладите в код цифры, а название объекта держите в подписи, и раскладка ни на что не повлияет. Латинские буквы пройдут только при английской раскладке. Камере телефона кириллица в QR-коде не мешает.

Штатная камера открывает QR-код со ссылкой сразу, без отдельного приложения. Так работает iPhone с iOS 11 и Android с версии 9. Камера прочитает и код с номером, но покажет его строкой на экране, а карточку по нему не откроет. Когда карточек нет вовсе и учет идет в таблице, поставьте на телефон приложение-сканер, которое пишет считанное в список.

Если считывать нечем, пользы от кода на обходе нет. Вы сверяете инвентарный номер по подписи под кодом.

Размер бирки и расход листов

QR-код собран из квадратиков, они называются модулями. Чем короче запись, тем их меньше и тем они крупнее при том же размере кода. Инвентарный номер, будь то «000123» или «INV-000123», дает код 21 на 21 модуль. При размере кода 2 см один модуль выходит 0,95 мм.

Ссылка занимает в коде больше места. Короткая ссылка на карточку вида https://inv.site.ru/i/000123 дает 25 модулей в ряду, а ссылка на строку Google Таблицы длиной 110–130 знаков дает 41 модуль. Модуль в таком коде при 2 см выходит 0,49 мм, вдвое мельче, чем у кода с номером, поэтому под ссылку на таблицу берите 2,5 см.

У EAN-13 ширина символа меняется от 2,9 до 7,5 см, по умолчанию она 3,7 см. Устройство символа и светлые поля по бокам разобраны в статье печать штрих-кодов на A4.

Ячейка со штрих-кодом 3,7 см и подписью занимает 4,3 на 3,8 см, и на A4 таких ячеек 18. Ячейка с QR-кодом 2 см и подписью занимает в ширину 2,6 см, и на лист таких ячеек помещается 35. Бирка 2,6 см поместится на ножку стола и на блок питания, а бирке со штрих-кодом нужно ровное место шириной 4,3 см.

При QR-коде 2 см с подписями 300 объектов укладываются в 9 листов. У EAN-13 3,7 см на тот же список уходит 17 листов. На 1000 объектов это 29 листов у QR-кода против 56 у EAN-13. Штрих-код можно ужать до 2,9 см и получить 28 кодов с подписями на лист. Модуль при этом падает до 0,26 мм, струйный принтер его размывает, так что печатайте на лазерном.

Бирки трутся и царапаются. Генератор печатает QR-коды с уровнем коррекции L, а этот уровень восстанавливает до 7% рисунка. У EAN-13 восстановления нет, зато есть контрольная цифра, и сканер не примет неверно прочитанный номер. Под каждым кодом напечатано то, что вы прочитаете глазами: у EAN-13 это сами 13 цифр, у QR-кода подпись.

Когда этикетки лучше печатать из 1С

«1С:Бухгалтерия 8» с версии 3.0.142 печатает инвентарные этикетки сама, и в коде стоит инвентарный номер основного средства (ОС). На новое оборудование этикетки печатаются из документа «Поступление ОС»: кнопка «Печать», команда «Инвентарные этикетки». Для тех ОС, что уже приняты на учет, есть раздел «ОС и НМА», группа «Сервис», ссылка «Печать инвентарных этикеток».

В документе инвентаризации есть кнопки «Выгрузить в ТСД», «Загрузить из ТСД» и «Добавить по штрихкоду», так что вся инвентаризация идет внутри программы. Если вы ведете основные средства в 1С:Бухгалтерии и пойдете на обход с терминалом, печатайте этикетки оттуда. Наш лист тут не нужен.

Лист A4 из генератора пригодится, когда вы ведете учет в таблице или в другой программе, когда в вашей 1С такой функции нет, а также когда на бирке нужен QR-код со ссылкой на карточку.

FAQ

Следующий шаг

Напечатайте на обычной бумаге по одной бирке каждого вида и просканируйте обе тем устройством, с которым пойдете на обход. Сканер должен напечатать номер в ячейке вашей таблицы, а телефон должен открыть карточку объекта.

Вставьте список объектов с инвентарными номерами и соберите лист бирок на A4. Подпись под каждым кодом, метки реза по углам, до 1500 строк за заход, без регистрации.