Штрих-код или QR-код для инвентаризации: что печатать на бирках

Генератор печатает EAN-13, Code128, QR-код и DataMatrix, и выбор между ними зависит от двух вещей: чем вы будете считывать бирки на обходе и какие знаки стоят в инвентарном номере.

Для внутренней инвентаризации со сканером, который читает только штрихи, берите штрих-код Code128. Он принимает инвентарный номер вида INV-000123 как есть, и генератор печатает этот номер под штрихами. EAN-13 подойдет, если вы заведете новые номера только из цифр. Если бирки будут считывать телефоном и у объектов есть карточки в сети, печатайте QR-код со ссылкой на карточку, потому что штатная камера открывает такой код без отдельного приложения.

Какой код примет ваш инвентарный номер

В таблице два номера: INV-000123 с латинскими буквами и ОС-000123 с русскими.

EAN-13 принимает только 12 или 13 цифр, и номер «000123» в него тоже не войдет. У 13 цифр генератор сверяет последнюю как контрольную. Задавайте 12 цифр, и 13-ю он допишет сам. Начинайте номер с цифры 2. Так устроен внутренний штрих-код для своего учета, и номер вы придумываете сами. Строка 290000000123 Ноутбук Lenovo дает номер 2900000001237. Записывайте в учет именно его, потому что сканер введет все 13 цифр. Название после пробела уйдет в подпись. Вставьте такие строки на вкладке «Штрих-код», и генератор соберет лист EAN-13 с подписями.

Code128 берет инвентарный номер как есть, если в нем только латинские буквы, цифры, пробелы, дефисы и другие символы ASCII, всего до 40 символов. Допишите после вертикальной черты название объекта, например INV-000123 | Ноутбук Lenovo.

Если номера новые и идут подряд, откройте генератор штрих-кодов Code128 и нажмите «серия номеров» над полем. Впишите «INV-» в поле «Префикс», «000001» в поле «От» и «000300» в поле «До». Снимите галочку «Печатать номер подписью под кодом», иначе цифры номера повторятся в подписи. Готовые номера из учета вставьте списком или загрузите таблицей XLSX в той же форме. В таблице первая колонка уйдет в код, а вторая станет подписью.

Для телефона кладите номер ОС-000123 в QR-код, потому что приложение-сканер может показать русские буквы из DataMatrix нечитаемыми знаками. На вкладках «Текст» и «DataMatrix» в код уходит все, что стоит до вертикальной черты. Пишите в подпись номер, чтобы его можно было прочитать глазами, например INV-000123 | INV-000123. При коде 2 см в подписи видно 12 знаков, и название после номера обрежется.

На вкладке «Ссылки» в код уходит ссылка на карточку объекта, и подпись там пишется после пробела. В статье про QR-коды для инвентаризации мы описали, где завести карточки объектов и как пройти обход с телефоном. Паспорт и журнал оборудования по QR-коду есть в других статьях базы знаний.

Чем вы будете считывать бирки

Сканеры делятся на два вида. Линейный сканер, лазерный или светодиодный, читает только штрихи, то есть EAN-13 и Code128. Двумерный сканер, он же фотосканер, читает все четыре кода.

USB-сканер по умолчанию ведет себя как клавиатура. Он считывает код, вводит содержимое туда, где стоит курсор, и нажимает Enter. Так он работает с любым полем ввода, будь то ячейка Excel, поле поиска в 1С или строка Google Таблицы. Поставьте курсор в пустую колонку с текстовым форматом ячеек, иначе Excel снимет нули в начале номера «000123». Каждый считанный номер попадет в свою ячейку, и курсор сам перейдет на строку ниже.

Сканер подчиняется текущей раскладке Windows. При русской раскладке номер «INV-000123» придет в ячейку как «ШТМ-000123», поэтому перед обходом переключите Windows на английскую раскладку. По умолчанию сканер в режиме клавиатуры не передаст русские буквы из QR-кода и DataMatrix ни при какой раскладке.

Штатная камера телефона открывает QR-код со ссылкой сразу, без отдельного приложения. Так работает iPhone с iOS 11 и Android с версии 9. QR-код с номером камера покажет строкой на экране. Про штрих-коды и DataMatrix в инструкциях Apple и Google к камере ничего не сказано. Для них рассчитывайте на приложение-сканер.

Размеры в таблице стоят в форме по умолчанию, кроме 2,5 см у QR-кода со ссылкой.

Если карточек в сети нет, поставьте на телефон приложение-сканер, которое пишет считанные номера в список, потому что штатная камера номер только покажет. Если считывать нечем, пользы от кода на обходе нет. Вы сверяете инвентарный номер по надписи под кодом.

Размер бирки и расход листов

Модуль это самая мелкая деталь кода, квадратик или самый тонкий штрих. Чем крупнее модуль, тем меньше размытая печать и царапины мешают сканеру прочитать код.

Из номера INV-000123 генератор собирает QR-код 21 на 21 модуль. При стороне 2 см модуль выходит 0,95 мм. DataMatrix из того же номера состоит из 14 на 14 модулей, и при той же стороне его модуль крупнее, 1,43 мм. Сторону DataMatrix можно уменьшить до 1,5 см, но подпись под таким кодом вмещает 9 знаков, и номер INV-000123 из 10 знаков в ней обрежется.

Ссылка на строку Google Таблицы дает 41 модуль, и при 2 см модуль выходит 0,49 мм, вдвое мельче, чем у QR-кода с номером. Для ссылки мы советуем 2,5 см, и тогда на лист встанет 24 бирки с подписью.

Бирка с QR-кодом 2 см и подписью выходит шириной 2,6 см и встает на ножку стола или блок питания. Список из 300 объектов с подписями займет 9 листов таких бирок.

Штрих-коду нужно ровное место. Бирка EAN-13 при ширине кода 3,7 см выходит шириной 4,3 см. У Code128 при ширине 5 см бирка выходит шириной 5,6 см. Тот же список из 300 объектов в EAN-13 займет 17 листов, а в Code128 займет 22 листа.

При ширине 5 см модуль номера INV-000123 в Code128 равен 0,35 мм, почти как у EAN-13 при его 3,7 см. Кнопка 4 см в форме дает 21 бирку с подписью на лист. Модуль тогда падает до 0,28 мм, поэтому печатайте такой лист на лазерном принтере.

Когда этикетки лучше печатать из 1С

«1С:Бухгалтерия 8» с версии 3.0.142 печатает инвентарные этикетки сама, и в коде стоит инвентарный номер основного средства (ОС). На новое оборудование этикетки печатаются из документа «Поступление ОС»: кнопка «Печать», команда «Инвентарные этикетки». Для тех ОС, что уже приняты на учет, есть раздел «ОС и НМА», группа «Сервис», ссылка «Печать инвентарных этикеток».

В документе инвентаризации есть кнопки «Выгрузить в ТСД», «Загрузить из ТСД» и «Добавить по штрихкоду», так что вся инвентаризация идет внутри программы. Если вы ведете основные средства в 1С:Бухгалтерии и пойдете на обход с терминалом, печатайте этикетки оттуда.

Лист A4 из генератора пригодится, если вы ведете учет в таблице или в другой программе, если в вашей 1С такой функции нет или на бирке нужен QR-код со ссылкой. Такой лист можно получить и не выходя из программы, запросом к API: код обработки есть в статье про печать QR-листа из 1С через API.

FAQ

Следующий шаг

Напечатайте на обычной бумаге по одной бирке тех кодов, что подходят вам по таблице, и отсканируйте каждую тем устройством, с которым пойдете на обход. Если сканер ввел в ячейку ровно то, что стоит в коде, вместе с нулями в начале, печатайте весь список. Если пришло «ШТМ-000123», переключите раскладку на английскую и повторите. Если сканер не ответил на QR-код, он линейный, и бирки нужны в Code128 или EAN-13. С телефоном проверьте, что QR-код открыл карточку именно этого объекта.

Вставьте список объектов с инвентарными номерами на вкладке «Code128» или «Текст» и соберите лист бирок на A4. В один список помещается до 1500 строк, регистрация не нужна.