Как наносить инвентарные номера: наклейка, трафарет, маркер или бирка

Наносить инвентарные номера на оборудование и мебель можно наклейкой, маркером, краской по трафарету, гравировкой или жетоном. Способ выбираете вы, потому что ни один закон и ни один стандарт его не задает. Федеральный стандарт бухгалтерского учета для коммерческих организаций, ФСБУ 6/2020 «Основные средства», инвентарный номер не упоминает.

В бюджетном учреждении до 2026 года инвентарный номер наносили жетоном, краской или другим стойким способом по п. 46 Инструкции № 157н (приказ Минфина от 01.12.2010), а с 01.01.2026 инструкция утратила силу. Действующий стандарт для организаций государственного сектора «Основные средства» (дальше СГС «Основные средства», приказ Минфина от 31.12.2016 № 257н) отдает порядок присвоения номера учетной политике учреждения (п. 9).

На электроинструменте, домкратах, лестницах и огнетушителях номер обязателен по правилам охраны труда и Правилам противопожарного режима.

Где номер на объекте обязателен

Инструмент работает в масле и пыли, а лестницы и огнетушители бывают на улице, поэтому для них берите способ, который выдержит масло, пыль и дождь. Другие статьи про учет имущества собраны в базе знаний.

Дату следующего испытания на электроинструменте дописывают маркером после каждой проверки, об этом в статье про журнал выдачи инструмента. Что писать на лестнице кроме номера, разобрано в статье про бирку на лестницу и стремянку.

Чем наносить инвентарный номер

Номер должен читаться, пока объект числится в учете, поэтому подбирайте способ под поверхность и место.

Только наклейку можно напечатать листом сразу на весь список, с QR-кодом и подписью. Перед тем как клеить наклейку, протрите место спиртом и вытрите насухо.

Если вешаете бирку, впишите номер и в паспорт объекта, потому что бирку можно оторвать. Наносите номер в день, когда объект принимают к учету.

Куда наносить номер на оборудование и мебель

Ставьте номер на несъемную часть корпуса, где его можно прочитать, не переворачивая объект и не открывая крышку, чтобы при инвентаризации не двигать технику. Съемную панель, аккумулятор или крышку при ремонте заменят, и номер уйдет вместе со старой деталью. Не закрывайте наклейкой вентиляционные решетки и разъемы.

На столе клейте номер на торец столешницы или на боковину, потому что их видно, даже когда стол стоит у стены. У монитора номер клейте на заднюю стенку рядом со стойкой, потому что там его видно, если заглянуть сверху, и он не закрывает разъемы. Стул легко наклонить, поэтому его номер ставьте снизу на раму, а сиденье при ремонте заменят вместе с номером.

Правила нанесения инвентарных номеров на основные средства учреждения

До 2026 года по п. 46 Инструкции № 157н номер наносил ответственный за сохранность объекта в присутствии члена комиссии по поступлению и выбытию активов. Если у объекта был свой уникальный номер, например госномер у автомобиля, инвентарный номер ему присваивали, но на объект не наносили.

В п. 9 СГС «Основные средства» способ нанесения не описан, поэтому мы советуем перенести в учетную политику прежний порядок из п. 46 и список объектов без нанесения, например автомобилей, зданий и оружия.

Коммерческой организации проще. Методические указания по учету основных средств 2003 года отменены, а форма ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств» с 2013 года необязательна (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), так что порядок нанесения и форму карточки она пишет под себя.

Сколько цифр в инвентарном номере и как его формировать

Число цифр в номере закон не задает. Нужно только, чтобы номер был уникальным и номера выбывших объектов не доставались новым, в учреждении этого требует п. 9 СГС «Основные средства». Разрядность выбирайте с запасом на годы вперед.

Если хотите различать группы объектов, добавьте префикс, например «ОС-» для основных средств или «И-» для инструмента. Под штрих-код EAN-13 префикс не годится, потому что в него помещаются только 12 или 13 цифр. С ведущими нулями все номера одной длины, поэтому в реестре они сортируются по порядку. Не закладывайте в номер кабинет и фамилию, тогда номер не придется менять при переезде и смене ответственного.

Печать наклеек для инвентарных номеров листом A4

Откройте генератор наклеек для инвентарных номеров и на вкладке «Текст» нажмите «серия номеров» над полем списка. В поле «Префикс» впишите «ОС-», в поля «От» и «До» введите «000001» и «000250» и поставьте галочку «Печатать номер подписью под кодом». Нули в начале поля «От» задают длину номеров. Генератор положит в QR-код «ОС-000123», а под кодом напечатает только номер без префикса, «000123».

Для инвентарной наклейки мы советуем код 2 см. На лист A4 встает 35 наклеек с подписью, поэтому 250 номеров займут 8 листов. Под кодом 2 см видно 12 знаков подписи. Этого хватит и номеру «000123», и полному «ОС-000123» в 9 знаков. Для цеха, склада и улицы заламинируйте лист до резки по меткам, которые в форме уже включены.

Чтобы под кодом стояло «ОС-000123 ноутбук», загрузите список номеров и названий файлом Excel. Первая колонка уйдет в код, а вторая под код подписью, так что во второй колонке пишите номер вместе с названием. Если номера без префикса, задайте колонке текстовый формат, иначе Excel превратит «000123» в «123».

Подпись «ОС-000123 ноутбук» занимает 17 знаков, столько же видно под кодом 3 см, и на лист встанет 20 таких наклеек. Подпись до 15 знаков помещается под кодом 2,5 см. Таких наклеек на листе 24.

Телефон покажет номер из кода обычным текстом, а карточку объекта откроет только код со ссылкой. Карточки и ссылки на них описаны в статье про QR-коды для инвентаризации. Сканеры штрих-кодов и печать инвентарных этикеток из 1С:Бухгалтерии описаны в статье про штрих-код или QR-код для инвентаризации.

FAQ

Следующий шаг

Выпишите из учета объекты, на которых номера еще нет, и напротив каждого поставьте способ из таблицы способов. Список готов, когда у каждого объекта стоит способ.

Соберите листы наклеек с инвентарными номерами для тех объектов, где выбрали наклейку. В один список помещается до 1500 строк.