Как наносить инвентарные номера: наклейка, трафарет, маркер или бирка
Таблица сравнивает наклейку, маркер, гравировку и жетон по поверхностям и условиям работы. Номера на 250 объектов при коде 2 см с подписью займут 8 листов A4.
Наносить инвентарные номера на оборудование и мебель можно наклейкой, маркером, краской по трафарету, гравировкой или жетоном. Способ выбираете вы. Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 6/2020 «Основные средства» инвентарный номер не упоминает. Организации бюджетной сферы этот стандарт не применяют (п. 2).
В бюджетном учреждении до 2026 года инвентарный номер наносили жетоном, краской или другим стойким способом по п. 46 Инструкции № 157н (приказ Минфина от 01.12.2010), а с 01.01.2026 инструкция утратила силу. Действующий стандарт для организаций государственного сектора «Основные средства» (дальше СГС «Основные средства», приказ Минфина от 31.12.2016 № 257н) отдает порядок присвоения номера учетной политике учреждения (п. 9).
На электроинструменте, домкратах, лестницах и огнетушителях номер обязателен по правилам охраны труда и Правилам противопожарного режима.
Где номер на объекте обязателен
| Объект | Кто требует | Что должно быть на объекте |
|---|---|---|
| Электроинструмент | П. 53 Правил по охране труда при работе с инструментом и приспособлениями (приказ № 835н) | Инвентарный номер и дата следующих испытаний |
| Домкрат | П. 34 приказа № 835н | Инвентарный номер, грузоподъемность и дата следующего технического освидетельствования |
| Лестница и стремянка | П. 179 Правил по охране труда при работе на высоте (приказ № 782н) | Инвентарный номер, дата следующего испытания и подразделение |
| Огнетушитель | П. 407 Правил противопожарного режима (ППР, постановление Правительства от 16.09.2020 № 1479) | Порядковый номер на корпусе и дата зарядки или перезарядки |
| Основные средства учреждения | Учетная политика учреждения по СГС «Основные средства» | Инвентарный номер, если учетная политика велит его наносить |
Для мебели и оргтехники коммерческой организации таких требований нет.
Инструмент работает в масле и пыли, а лестницы и огнетушители бывают на улице. Для них берите способ, стойкий к маслу и воде.
Дата на электроинструменте меняется после каждой периодической проверки, поэтому дописывайте ее маркером или перепечатывайте наклейку. Образец наклейки с датой есть в статье про бирку о проверке электроинструмента. Что писать на лестнице кроме номера, разобрано в статье про бирку на лестницу и стремянку.
Чем наносить инвентарный номер
Номер должен читаться, пока объект числится в учете. Подбирайте способ под поверхность и место.
| Способ | Где годится | Где не годится |
|---|---|---|
| Наклейка из самоклеящейся бумаги или пленки | Бумажная в офисе, пленочная или ламинированная в цехе, на складе и на улице | Шершавая поверхность, горячие части, пыльная или масляная поверхность без обезжиривания |
| Маркер или краска по трафарету | Металл и дерево | Гладкий пластик, с которого стирается маркер, офисная мебель и техника на гарантии, которые не стоит красить |
| Лазерная, ударно-точечная или ручная гравировка | Любые условия, включая масло, воду и улицу | Объекты, которые вы можете вернуть или перепродать, и корпуса, которые нельзя царапать |
| Жетон или бирка на проволоке, хомуте или шнуре | Инструмент, лестницы, кабельные бухты, оборудование без ровной площадки | Места, где бирка цепляется и теряется |
| Без нанесения, номер только в учете | Автомобиль, здание и оружие, у которых есть свой уникальный номер | Остальные объекты |
Только наклейку можно напечатать листом сразу на весь список, с QR-кодом и подписью. Перед тем как клеить наклейку, протрите место спиртом и вытрите насухо.
Если вешаете бирку, впишите номер и в паспорт объекта, потому что бирку можно оторвать. Наносите номер в день, когда объект принимают к учету.
Куда наносить номер на оборудование и мебель
Ставьте номер на несъемную часть корпуса, где его можно прочитать, не переворачивая объект и не открывая крышку, чтобы при инвентаризации не двигать технику. Съемную панель, аккумулятор или крышку при ремонте заменят, и номер уйдет вместе со старой деталью. Не закрывайте наклейкой вентиляционные решетки и разъемы.
На столе клейте номер на торец столешницы или на боковину, потому что их видно, даже когда стол стоит у стены. У монитора номер клейте на заднюю стенку рядом со стойкой, потому что там его видно, если заглянуть сверху, и он не закрывает разъемы. У стула номер ставьте снизу на раму и читайте, наклонив стул. На сиденье не клейте: при ремонте его заменят вместе с номером.
Правила нанесения инвентарных номеров на основные средства учреждения
До 2026 года по п. 46 Инструкции № 157н номер наносил ответственный за сохранность объекта в присутствии члена комиссии по поступлению и выбытию активов. Если у объекта был свой уникальный номер, например госномер у автомобиля, инвентарный номер ему присваивали, но на объект не наносили.
СГС «Основные средства» способ нанесения не описывает, и мы советуем перенести в учетную политику прежний порядок из п. 46 Инструкции № 157н.
Коммерческой организации проще. Методические указания по учету основных средств 2003 года отменены, а инвентарная карточка по форме ОС-6 с 2013 года необязательна (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ), так что порядок нанесения и форму карточки организация пишет под себя. Статьи про учет имущества собраны в базе знаний.
Сколько цифр в инвентарном номере и как его формировать
Закон не задает число цифр в номере. Номер присваивают при принятии объекта к учету, и у каждого объекта он свой. В учреждении номер сохраняется за объектом, пока тот там числится, а номера выбывших объектов новым не присваивают (п. 9 СГС «Основные средства»). На 999 999 объектов хватит 6 цифр, как в «ОС-000123».
Основу номера пишите цифрами. Группу объектов задайте префиксом: «ОС-» для основных средств, «И-» для инструмента. Телефон прочитает русский префикс из QR-кода. USB-сканер по умолчанию его не введет, и в штрих-код Code128 он не встанет. Для сканера берите латиницу, например «INV-». В EAN-13 нужны ровно 12 или 13 цифр. С ведущими нулями все номера одной длины и в реестре сортируются по порядку. Не закладывайте в номер кабинет и фамилию, тогда номер не придется менять при переезде и смене ответственного.
Печать наклеек для инвентарных номеров листом A4
Откройте генератор наклеек для инвентарных номеров и на вкладке «Текст» нажмите «серия номеров» над полем списка. В поле «Префикс» впишите «ОС-», в поля «От» и «До» введите «000001» и «000250» и поставьте галочку «Печатать номер подписью под кодом». Нули в начале поля «От» задают длину номеров. Генератор положит в QR-код «ОС-000123», а под кодом напечатает только номер без префикса, «000123».
Для инвентарной наклейки мы советуем код 2 см. На лист A4 встает 35 наклеек с подписью, и 250 номеров займут 8 листов. Под кодом 2 см видно 12 знаков подписи. Этого хватит и «000123», и «ОС-000123» в 9 знаков.
Подвиньте ползунок размера и посмотрите, как меняется сетка. Кнопка «Открыть в генераторе» перенесет эти настройки в форму.
Чтобы под кодом стояло «ОС-000123 ноутбук», загрузите список номеров и названий файлом Excel. Первая колонка уйдет в код, а вторая под код подписью, так что во второй колонке пишите номер вместе с названием. Если номера без префикса, задайте колонке текстовый формат, иначе Excel превратит «000123» в «123».
Подпись «ОС-000123 ноутбук» занимает 17 знаков. Столько же видно под кодом 3 см, поэтому для такой подписи берите 3 см, и на лист встанет 20 наклеек.
Телефон покажет номер из кода обычным текстом, а карточку объекта откроет только код со ссылкой. Карточки и ссылки на них описаны в статье про QR-коды для инвентаризации. Сканеры штрих-кодов и печать инвентарных этикеток из 1С:Бухгалтерии описаны в статье про штрих-код или QR-код для инвентаризации.
FAQ
Как можно наносить инвентарные номера на основные средства в офисе?
В офисе почти все закрывает наклейка. На мебель, компьютеры и оргтехнику она клеится без инструмента и не портит корпус. Гравировка и жетон остаются для цеха, склада и инструмента, который выдают на руки.
Что такое инвентарный номер автомобиля и наносят ли его на машину?
Это номер, который бухгалтерия присваивает автомобилю как основному средству и записывает в инвентарной карточке. В учреждении на кузов его не наносили, потому что у автомобиля уже есть госномер. Это правило до 2026 года стояло в п. 46 Инструкции № 157н. Мы советуем закрепить его в учетной политике.
Инвентарный или инвентаризационный номер: как правильно?
Инвентарный. Так он назван в п. 9 СГС «Основные средства» и в графе 7 описи ИНВ-1 (постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Слово «инвентаризационный» относится к инвентаризации: опись и комиссия инвентаризационные, а номер на объекте инвентарный.
С какой стоимости присваивается инвентарный номер?
Единого порога нет, потому что его задает учетная политика учреждения или сама коммерческая организация. До 2026 года учреждения не присваивали номер движимому имуществу до 10 000 рублей включительно (п. 46 Инструкции № 157н). Коммерческая организация может списать в расходы объекты дешевле своего лимита, но по п. 5 ФСБУ 6/2020 контроль наличия и движения нужен и для них.
Что делать, если номер стерся?
Нанесите тот же номер заново. Новый номер разошелся бы с карточкой, а в учреждении номер еще и закреплен за объектом. Если номер был на наклейке, напечатайте ее заново из той же строки списка, тогда QR-код совпадет со старым.
Следующий шаг
Выпишите из учета объекты, на которых номера еще нет, и напротив каждого поставьте способ из таблицы способов.
Соберите листы наклеек с инвентарными номерами для объектов, которым вы выбрали наклейку. В один список помещается до 1500 строк.
Если по коду должна открываться QR-страница объекта с фото и документами, заведите ее в кабинете. Лист наклеек с кодами таких страниц соберите там же кнопкой «Напечатать бирки».
Соберите свой лист с QR-кодами
Вставьте список ссылок или загрузите файл, а мы разложим коды с подписями по листам A4 и отдадим PDF, SVG или PNG.
Открыть генератор