QR-коды для мероприятий: билеты, бейджи, регистрация
Коды для регистрации, программы и бейджей делаются из обычных ссылок и печатаются листом за вечер.
На мероприятии QR-коды заменяют сразу несколько бумажек: анкету на стойке регистрации, стопку буклетов с программой, визитки на нетворкинге. Код на афише у входа гости сканируют сами, пока идут к стойке, и заполняют форму регистрации по дороге.
Организатору при этом не нужна специальная платформа. Коды вы делаете из обычных ссылок (на форму, программу, страницу спикера) и печатаете листами на A4 накануне события.
Общие коды для зала и персональные коды на бейджи делаются одинаково. Разница только в размере и в источнике списка.
Общие коды: регистрация, программа, обратная связь
Сделайте 3 кода. Первым идет код регистрации. Он ведет на форму и попадает на афиши и анонсы. Программу держите на странице, тогда расписание можно править даже в день события, а напечатанный код не меняется. Код обратной связи повесьте у выхода и поставьте на слайд финальной сессии.
К стойке и стенду подходят на полметра, и там хватит кода 4–5 см. На афишу смотрят с 2 метров, и код на ней нужен от 20 см, ведь сторона кода должна быть не меньше 1/10 дистанции. Какой размер нужен для какой дистанции, написано в статье оптимальный размер QR-кода для печати. Под каждым кодом ставьте подпись с действием: «Регистрация», «Программа», «Оцените доклад». Без подписи непонятно, куда ведет код.
Персональные коды: бейджи и нетворкинг
Сложнее, когда на каждом бейдже стоит свой код. Он может вести на профиль участника, страницу его компании или персональную анкету. Собеседник сканирует бейдж и получает контакты без обмена визитками. Технически это список ссылок, по одной на участника, и здесь нужна пакетная генерация. Выгрузите список участников со ссылками, а имена добавьте второй колонкой: они станут подписями под кодами.
Если контакты нужно отдавать прямо из кода, без промежуточной страницы, делайте бейджи в формате QR-визитки vCard: собеседник сохраняет имя, телефон и почту в контакты сразу из кода.
Как превратить таблицу с участниками в листы кодов, написано в статье QR-коды из Excel. Для бейджа берите код 2–2,5 см: он читается с 20–30 см и оставляет место имени и логотипу. С бумажными визитками требования жестче, потому что карточка меньше бейджа. О размере и полях написано в статье QR-код на визитке.
Подвиньте ползунок размера и посмотрите, как меняется сетка. Кнопка «Открыть в генераторе» перенесет эти настройки в форму.
Билеты и контроль входа
Если билеты продаются через сервис, коды в них уже есть. Но для небольших событий (лекций, мастер-классов, закрытых показов) билетную систему можно собрать из подручных средств. Каждому гостю вы отправляете персональную ссылку-подтверждение, а на входе сверяете отсканированный код со списком гостей. Есть более простой вариант: код на билете ведет на страницу события с актуальной информацией о переносах, парковке и схеме зала. Гость сканирует билет по дороге и приезжает подготовленным, а организатор публикует изменения в одном месте вместо рассылки.
Начинайте тираж с пилотного листа. Напечатайте его, проверьте сканирование при свете площадки и только потом печатайте остальное. Как напечатать тираж пронумерованных билетов и сверять их на входе, написано в статье билеты с QR-кодом.
Учитывайте и связь на площадке. Если зал в подвале или Wi-Fi перегружен, страницы, на которые ведут коды, должны быть легкими: текст и расписание на первом экране, видео ниже. Тяжелая страница на слабой связи открывается долго, и гости застревают у входа.
- Сделайте 3 кода: регистрация, программа, обратная связь.
- На бейджи ставьте персональные коды 2–2,5 см с именами в подписи.
- На стенды ставьте коды 4–5 см, а на афишу, которую видно через проход, ставьте от 20 см.
- Держите таблицы участников: по ним вы допечатаете бейджи опоздавшим.
Как собрать все коды за один вечер
Дольше всего вы собираете ссылки и таблицу участников. Генерация листов после этого быстрая. Коды для стендов и афиш готовьте отдельным заходом крупным размером, бейджи печатайте своим листом с мелким кодом. Держите исходные таблицы: коды для гостей, зарегистрировавшихся в последний день, вы сделаете отдельным запуском и напечатаете на одном листе.
Не забудьте про спикеров. Поставьте на финальный слайд код со ссылкой на презентацию или контакты докладчика: такой код успевают отсканировать прямо в зале. Подготовьте эти коды тем же списком, что и остальные материалы события.
После события таблицы пригодятся снова. Следующее мероприятие вы соберете тем же способом, а на постоянной площадке код программы можно не менять от события к событию. Инвентаризация и товарные этикетки разобраны в базе знаний.
FAQ
Сколько QR-кодов можно сгенерировать для бейджей за раз?
За одну генерацию проходит до 1500 кодов. Если участников больше, делите список на части и печатайте по одной. Нумерация файлов во втором заходе начнется заново, поэтому сразу переименуйте папку по номеру части.
Что делать, если программа изменилась после печати кодов?
Ничего. Обновите страницу программы, коды не трогайте. Перепечатывать придется, только если сменится сам адрес страницы.
Как быстро прикинуть размер кода для афиши?
Отмерьте шагами расстояние, с которого на афишу смотрят, и разделите на 10. Это и есть минимальная сторона кода. Шаг это примерно 70 см, так что 3 шага дают дистанцию около 2 метров и код от 20 см.
Следующий шаг
Отсканируйте код регистрации в зале телефоном с выключенным Wi-Fi и отправьте тестовую заявку. Форма должна открыться через мобильный интернет и показать, что заявка принята.
Напечатайте коды для бейджей и стоек: общие и персональные, с подписями, бесплатно.
Соберите свой лист с QR-кодами
Вставьте список ссылок или загрузите файл, а мы разложим коды с подписями по листам A4 и отдадим PDF, SVG или PNG.
Открыть генератор