Журнал выдачи инструмента: образец, графы и наклейки с номерами

Формы журнала выдачи инструмента нет ни в одном действующем документе, поэтому утвердите свою форму (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 6/2020 «Основные средства» обязывает следить за наличием и движением инструмента, даже если его списали в расходы в день покупки (п. 5). Правила по охране труда при работе с инструментом и приспособлениями (приказ № 835н) требуют назначить ответственного за исправность и записывать проверки в журнал.

Учет выдачи инструмента нужен и на случай потери, потому что подпись работника в журнале подтверждает, что пропавший инструмент был у него. Без такой записи требование о возмещении ущерба по Трудовому кодексу (ТК РФ) опереть не на что.

Приказ № 835н написан для работодателей. На самозанятого без работников и на домашнюю мастерскую он не распространяется.

Документы по инструменту и отметка на корпусе

Журналом учета инструмента называют любой из трех документов, хотя выдачу и возврат пишут только в журнал выдачи и в личную карточку.

Если весь инструмент на участке ручной, хватит журнала выдачи и реестра с номерами. Журнал проверок нужен, как только появляется инструмент кроме ручного, например электроинструмент. Журнал учета выдачи инструментов и материальных ценностей это тот же журнал выдачи, и своей утвержденной формы у него нет.

Графы журнала выдачи инструмента

Если журнал служит бухгалтерии основанием для списания инструмента в расходы, он становится первичным учетным документом. Тогда в шапке нужны название организации и дата начала журнала, а рядом с подписями должности и фамилии того, кто выдал, и того, кто получил (ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Графа «Состояние при возврате» показывает, можно ли выдать инструмент следующему работнику. Если инструмент вернули сломанным, отметьте это в графе и отправьте его в ремонт.

Ведите один журнал на склад или участок. Нумеровать страницы закон не требует, но в распечатанном журнале пронумеруйте их, чтобы пропажа страницы была заметна. Можно скачать образец журнала выдачи инструмента (XLSX). В файле три листа: журнал выдачи, личная карточка и реестр инструмента с колонкой даты следующей проверки.

Личная карточка учета выдачи инструмента

За образец карточки возьмите форму МБ-2 «Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов» из постановления Госкомстата от 30.10.1997 № 71а. Кладовщик заводит ее на каждого работника, получившего инструмент под подпись для длительного пользования, и пишет в ней выдачу и возврат с датой, количеством и подписями.

Карточка удобна для личного набора, который месяцами числится за слесарем. Сменную выдачу, например перфоратора на день, пишите в журнал выдачи. Второй лист файла повторяет графы выдачи и возврата формы МБ-2.

Что требует приказ № 835н

Инструмент, кроме ручного, осматривает, проверяет и ремонтирует ответственный за исправность или специализированная организация (п. 25). Ответственного назначает работодатель, а обслуживают инструмент по документации изготовителя (пп. 6 и 24).

Ручной инструмент, например молоток или ключ, работник осматривает сам до начала работы, во время и после нее (п. 28). О трещине или сколе он сообщает руководителю. Записывать этот осмотр в журнал приказ не требует, как и выдавать ручной инструмент под подпись. Подпись нужна для сохранности имущества.

Электроинструмент перед выдачей проверяет ответственный за исправность (п. 38):

• комплектность инструмента;
• исправность кабеля, защитных кожухов, штепсельной вилки, выключателя и крепления деталей;
• цепь заземления и отсутствие замыкания обмоток на корпус;
• работу на холостом ходу.

Неисправный электроинструмент выдавать запрещено, поэтому отправьте его в ремонт.

Не реже раза в 6 месяцев электроинструмент проверяет работник с группой по электробезопасности не ниже III и записывает результат в журнал проверок (п. 52). Дату следующей проверки пишите на корпусе рядом с инвентарным номером (п. 53, в приказе она названа датой следующего испытания).

В журнал проверок пишут осмотры, ремонт и испытания всего инструмента, кроме ручного (п. 26). Вести журнал обязательно, а его состав приказ только рекомендует:

• наименование и инвентарный номер;
• дата последней проверки или ремонта и дата очередной;
• результаты внешнего осмотра и проверки на холостом ходу;
• для электроинструмента результаты испытания изоляции и заземления;
• подпись ответственного.

Для абразивного, пневматического и гидравлического инструмента приказ добавляет свои графы.

Электроинструмент храните в сухом помещении на стеллажах или полках (п. 55).

Когда инструмент это запасы, а когда основное средство

Инструмент со сроком службы не более 12 месяцев бухгалтерия учитывает как запасы (п. 3 ФСБУ 5/2019 «Запасы»). Инструмент со сроком больше 12 месяцев это основное средство (п. 4 ФСБУ 6/2020). Микропредприятие, которое вправе вести упрощенный учет, может ФСБУ 5/2019 не применять и признавать затраты на инструмент расходами периода (п. 2 ФСБУ 5/2019).

Основные средства дешевле лимита, который организация устанавливает сама, можно списать в расходы, но стандарт требует «обеспечить надлежащий контроль наличия и движения таких активов» (п. 5 ФСБУ 6/2020). Реестр и журнал выдачи и дают такой контроль. По реестру видно, что перфоратор И-12 числится за участком, а по журналу видно, у кого он сейчас.

Номера и QR-наклейки на инструмент

В генераторе на вкладке «Текст» нажмите «серия номеров». В поле «Префикс» впишите «И-», в поля «От» и «До» поставьте «01» и «40» и включите галочку «Печатать номер подписью под кодом». Получится 40 наклеек от «И-01» до «И-40».

Мы советуем код 3 см. На лист A4 встает 20 наклеек с подписью, поэтому 40 единиц инструмента займут 2 листа. Под кодом 3 см помещается 17 знаков подписи. Серия номеров печатает подписью только номер, поэтому для подписи «И-12 перфоратор» (15 знаков) загрузите реестр из Excel: первая колонка станет содержимым кода, а вторая подписью.

Если код должен открывать строку инструмента в облачной таблице реестра, положите в него ссылку на эту строку вместо номера, а номер оставьте подписью. Как связать адрес со строкой таблицы, описано в статье про журнал ТО по QR-коду.

Напечатайте на электроинструмент номер, а дату следующей проверки допишите маркером (п. 53). Мы сравнили гравировку, жетон и краску для номера на инструменте в статье про нанесение инвентарных номеров. Если в мастерской масло и грязь, заламинируйте лист наклеек до резки или печатайте на пленке. Метки реза в генераторе наклеек на инструмент включены сразу.

По тем же кодам можно пройти и инвентаризацию. Как она устроена, описано в статье про QR-коды для инвентаризации, а другие статьи про учет имущества есть в базе знаний.

FAQ

Следующий шаг

Впишите каждую единицу инструмента со склада в лист «Реестр инструмента» файла с номером от «И-01» по порядку. В готовом реестре у каждой единицы стоит номер, а у электроинструмента еще и дата следующей проверки в своей колонке.

Напечатайте номера на весь инструмент участка. За один заход можно получить до 1500 номеров.